VVE Bestuur & Organisatie

Rollen en verantwoordelijkheden

De volgende partijen werken samen aan de leefbaarheid in het wooncomplex:

  1. Leden van de VvE Vergadering nemen besluiten over o.a. het beheer en het onderhoud van het wooncomplex en op omgevingszaken die grote invloed hebben op leefomstandigheden van VVE leden. Deze besluiten worden door het bestuur uitgevoerd.
  2. Het VVE bestuur (voorzitter, secretaris, penningmeester en overige bestuursleden) voert opdrachten uit waarover VVE leden een besluit hebben genomen.
  3. Het beheerkantoor geeft uitvoering aan de opdrachten die komen van het VVE bestuur
  4. De Huismeester voert (vastgelegde) taken en opdrachten uit van het bestuur en beheerkantoor.

1. Leden van de VvE Vergadering

De VvE vergadering (leden van de vergadering) is het belangrijkste orgaan van de VvE. De VVE-leden nemen besluiten over lopende zaken zoals jaarrekening, onderhoud en allerlei zaken die de VVE-leden belangrijk vinden.

De VVE leden hebben het bestuur gemachtigd om besluiten die in de VVE-vergadering zijn genomen, tot uitvoering te brengen. Het kan gaan om financiële zaken of andere zaken die voor de VVE leden belangrijk zijn. Het bestuur kan niet zelfstandig actie ondernemen, zonder een besluit van de VVE-vergadering. In de VVE-vergadering worden besluiten genomen met een meerderheid van stemmen. De VVE-leden hebben een controlerende functie op het bestuur en het bestuur dient VVE-leden naar behoren te informeren.

Decharge

Een belangrijke taak van de vergadering is het verlenen van decharge aan het bestuur. Het verlenen van decharge betekent dat de aansprakelijkheid voor de handelingen die door het bestuur zijn verricht, niet meer onder verantwoordelijkheid vallen van het bestuur, maar onder verantwoordelijkheid vallen van de eigenaars gezamenlijk. Het bestuur is dan ontslagen van eventuele aansprakelijkheid. In geval van wanbeleid, kan de vergadering besluiten om geen decharge te verlenen.

2. Het VvE Bestuur

Het VVE bestuur wordt gevormd door één of meer personen. Meestal bepaalt de splitsingsakte dat dit een oneven aantal moet zijn. Een volledig bestuur bestaat uit drie leden, waarbij rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd. Het bestuur voert uit wat de leden uit de vergadering beslissen. Het bestuur wordt benoemd door de VVE-leden in de Algemene Leden Vergadering. Als het bestuur bestaat uit meer dan één persoon, dan wordt één van hen tot voorzitter benoemd en wordt een secretaris en penningmeester benoemd.

Benoeming van het bestuur

Het VvE bestuur wordt jaarlijks door de vergadering (her)benoemd uit diegenen die zich daarvoor verkiesbaar stellen. Degene die de meeste stemmen krijgt wordt bestuurder. De bestuurders hoeven niet perse ook lid van de VvE te zijn. Er kan ook een externe bestuurder worden benoemd (zoals een beheerkantoor). De benoeming is voor onbepaalde tijd. Het bestuur kan wel altijd door de vergadering worden ontslagen. Het advies is dat de bestuursleden (voorzitter, secretaris en penningmeester) bewoners zijn die bij voorkeur woonachtig zijn in het wooncomplex en niet via inschrijving. Ook is het belangrijk dat bestuursleden niet betrokken zijn bij politieke belangen of een politieke partij steunend, om te voorkomen dat belangenverstrengeling ontstaat die nadelig is voor de bewoners van het wooncomplex.

Politieke belangen binnen het VVE bestuur

Bij de totstandkoming van een goed bestuur is het belangrijk om te onderzoeken of bestuursleden betrokken zijn bij politieke belangen. Als politieke belangen boven de belangen van VVE-leden worden gesteld, dan kan het voor ontwrichting zorgen binnen het wooncomplex. Deze ontwrichting wordt veroorzaakt doordat politieke belangen niet altijd aansluiten op de belangen van VVE leden. Als politieke belangen voorop worden gesteld, kunnen VVE leden tot een besluit worden beïnvloed. Dit komt tot stand door de leden 1) deels informatie te verstrekken, 2) door informatie achter te houden die voor VVE leden van belang zijn. Deze situatie heeft niet alleen invloed op de positie van VVE leden, maar ook op hun leefomgeving, zowel binnen als buiten het wooncomplex. Een dergelijke situatie heeft ook impact op gemeente- en overheidskwesties: het kan voor escalatie zorgen. Het is daarom van groot belang dat VVE leden weten welke bestuursleden politieke belangen hebben, zodat leden ervoor kunnen kiezen of zij zich bij die belangen willen aansluiten of niet.

Verantwoording van het bestuur

Het bestuur heeft een aantal taken; deze zijn bespreekbaar. Voor werkzaamheden die door het bestuur worden uitgevoerd kan een vrijwilligersvergoeding worden verstrekt, maar dit is niet verplicht. Jaarlijks dient het bestuur in de Algemene Leden Vergadering zich te verantwoorden over de uitgevoerde taken en resultaten. Het advies is dat indien een vrijwilligersvergoeding wordt verstrekt, dit jaarlijks dient te worden geaccordeerd door de VVE-leden. Het is handig om bij de notulen van de Algemene Leden Vergadering een actielijst toe te voegen, zodat het voor de VVE-leden duidelijk is wie wat gaat doen en wanneer. Aan de hand van deze acties kan bij elke VVE-vergadering  verantwoording worden afgelegd aan de VVE-leden over de uitgevoerde werkzaamheden (en vrijwilligersvergoeding).

Taken van het bestuur en beheerkantoor

De taken van het bestuur zijn bespreekbaar. Het beheerkantoor kan namelijk veel van de bestuurstaken op zich nemen, zoals de financiële en administratieve taken. De bestuurstaken die bij het beheerkantoor worden neergelegd, worden door de VVE-leden betaald. Hieronder een overzicht van taken die door het beheerkantoor (kunnen) worden gedaan.

  • Beheren van de middelen van de VvE en het plaatsen hiervan op een bankrekening ten name van de VvE
  • Opstellen van de jaarstukken na afloop van het boekjaar
  • Vaststellen definitieve ledenbijdragen na goedkeuring exploitatierekening door de vergadering
  • Opstellen begroting voor het nieuwe boekjaar
  • Afsluiten verzekeringen
  • Zorgen voor het opnemen van een ‘appartementsclausule’ in de verzekeringsovereenkomsten.
  • Beoordelen of onredelijke hinder ontstaat door aanbrengen parket of stenen vloeren
  • Beoordelen of toegang tot prive gedeelte nodig is in verband met werkzaamheden aan gemeenschappelijke zaken
  • Register aanleggen en houden van eigenaren en gebruikers

In geval van zeer dringende reparaties is het bestuur bevoegd om daar, zonder voorafgaande toestemming van de VvE vergadering, actie op te ondernemen.

Inschrijving Kamer van Koophandel

De bestuursleden worden opgenomen in de Kamer van Koophandel. Het advies is om de bestuursleden een gedeelde volmacht te geven. Hiermee kunnen (financiële) beslissingen, waar een handtekening voor nodig is, alleen gezamenlijk genomen worden. De inschrijving dient tijdig te worden geregeld door het beheerkantoor.

Functieprofielen bestuursleden

Het is belangrijk om kennis en ervaring bijeen te brengen in een VVE bestuur. Afhankelijk van de situatie waarin de bewoners van het wooncomplex zich bevinden, kunnen VVE-taken worden toegevoegd aan het bestuur, worden aangepast of aan een beheerkantoor voor verdere uitvoering gegeven. In sommige situaties is het voor de leden van belang dat er een goede samenwerking is met gemeente, projectontwikkelaar en overige partijen om de problemen van een wooncomplex aan te pakken. Voor een wooncomplex die met minder problemen te maken heeft, kunnen de bestuurstaken simpel zijn. De hieronder genoemde functieprofielen voor het bestuur zijn gebaseerd op de huidige situatie waarin het wooncomplex zich bevindt (herontwikkeling, coffeeshopboot, criminaliteit).

De taken van secretaris (administratieve taken), penningmeester (financiële taken) en Technische Commissie (technisch beheer) kunnen in overleg met het beheerkantoor worden uitgevoerd.

Profiel bestuurslid Voorzitter

De voorzitter vormt samen met de penningmeester en secretaris het bestuur van de VVE wonen en werkt in opdracht van de de VVE (bestaande uit woningeigenaren en huurders vertegenwoordigt door Van ’t Hof Rijnland).

Taken en verantwoordelijkheden:

  • Is verantwoordelijk voor een goede en zorgvuldige opvolging van het beleid ten behoeve van het wooncomplex Calandria.
  • Leidt de (jaarlijkse) VVE vergaderingen en draagt er zorg voor dat deze efficient verloopt.
  • Onderhoudt contacten met woningeigenaren, huurders, huurcommissie en Van ’t Hof Rijnland zodat men goed op de hoogte is van wat er speelt binnen het wooncomplex Calandria.
  • Zoekt actief de samenwerking met de huurcommissie & Van ’t Hof Rijnland betreffende onderhoud aan het Calandria wooncomplex.
  • Onderhoudt contacten met o.a. gemeente (en projectontwikkelaar in verband met de herontwikkeling) om veiligheid en leefbaarheid te bevorderen en te behouden voor de bewoners van het wooncomplex Calandria.
  • Voert beleidswerkzaamheden uit ter verbetering van financiën, beheer, onderhoud van het gebouw (o.a. meerjarenonderhoudsplan) en wordt hierin geadviseerd door secretaris en penningmeester. Draagt zorg voor de totstandkoming van concrete voorstellen over eerder genoemde onderwerpen die ter stemming kunnen worden gebracht in de ALV waarin besluiten worden genomen die door het beheerkantoor ter uitvoering worden gebracht.
  • Is aanspreekpunt op het moment dat klachten en meldingen van bewoners niet worden opgepakt en aangepakt. Onderneemt actie naar gemeente en/of overige partijen.

Functie-eisen:

  • Netwerker die goede contacten onderhoudt met gemeente, overige partijen en de bewoners van het calandria wooncomplex.
  • Bij voorkeur een kandidaat die fysiek woonachtig is in het woonplex Calandria (niet via inschrijving).
  • Niet betrokken bij politieke belangen of een politieke partij steunend, om te voorkomen dat belangenverstrengeling ontstaat die nadelig is voor de bewoners van het wooncomplex (tenzij met instemming van VVE-leden)
  • Kennis van het wooncomplex en de problematiek in het wooncomplex en de directe omgeving van het wooncomplex is een pré.

Profiel bestuurslid Secretaris

De secretaris vormt samen met de penningmeester en voorzitter het bestuur van de VVE wonen en werkt in opdracht van de de VVE (bestaande uit woningeigenaren en huurders vertegenwoordigt door Van ’t Hof Rijnland).

Taken en verantwoordelijkheden:

  • Zorgt voor de interne- en externe communicatie t.b.v. van het wooncomplex Calandria.
  • Zorgt voor een tijdige verstrekking van de agenda en eventuele stukken t.b.v. de VVE bestuursvergadering aan alle deelnemers van de vergadering.
  • Stelt in samenspraak met de voorzitter en penningmeester de agenda op t.b.v. de VVE bestuursvergadering.
  • Behandelt en verwerkt ingekomen stukken en zorgt voor de opvolging op deze stukken.
  • Maakt notulen van de bestuursvergadering en houdt de besluiten en actiepunten bij in een overzicht en zorgt voor opvolging op de actiepunten.
  • Adviseert de voorzitter over voorkomende onderwerpen.

Functie-eisen:

  • Bij voorkeur een kandidaat die fysiek woonachtig is in het Calandria wooncomplex (niet via inschrijving).
  • Enige secretariële ervaring.

Profiel bestuurslid Penningmeester

De penningmeester vormt samen met de voorzitter en secretaris het bestuur van de VVE wonen en werkt in opdracht van de de VVE (bestaande uit woningeigenaren en huurders vertegenwoordigt door Van ’t Hof Rijnland).

Taken en verantwoordelijkheden:

  • Is verantwoordelijk voor het beheer van de kas van de VvE en stelt de jaarrekening op.
  • Is verantwoordelijk voor de controle van de financiën van de VvE.
  • Controleert samen met de technische commissie de offertes (minimaal twee offertes per onderwerp) voordat deze in de bestuursvergadering worden ingebracht.
  • Geeft opdracht aan het beheerkantoor voor de uitvoering van de gegunde offerte.
  • Controleert de facturen op de gemaakte afspraken conform gegunde offerte.
  • Adviseert de voorzitter op voorkomende onderwerpen.

Functie-eisen

  • Enige ervaring op het gebied van kasbeheer, facturatie, offertebeheer en/of opmaak van jaarrekeningen is gewenst.
  • Bij voorkeur een kandidaat die fysiek woonachtig is in het woonplex Calandria (niet via inschrijving).
  • Affiniteit met MJOP (meerjarenonderhoudsplan) en bouw en techniek is een pré.

Profiel Technische commissie

De technische commissie werkt in opdracht van het VvE bestuur Wonen.

Taken en verantwoordelijkheden:

  • Controleert of externe partijen de technische werkzaamheden binnen het wooncomplex Calandria correct en technisch goed zijn uitgevoerd conform gegunde offerte en de geldende veiligheidsvoorschriften.
  • Kan in samenwerking met het VvE bestuur Wonen besluiten om voorkomende (eenvoudige) werkzaamheden zelf uit te voeren in het kader van kostenbesparend werken.
  • Werkt nauw samen met de huismeester en het beheerkantoor BKS.
  • Adviseert het VvE bestuur Wonen op technische en onderhoudsonderwerpen

Functie-eisen:

  • Bij voorkeur een kandidaat die fysiek woonachtig is in het woonplex Calandria (niet via inschrijving).
  • Affiniteit met MJOP (meerjarenonderhoudsplan) en bouw en techniek is een pré.